Automatizar un proceso empieza por sus excepciones

Un comprobante llega por correo. Alguien lo descarga, copia sus datos en una planilla, pide una aprobación y vuelve a cargarlos en otro sistema. La oportunidad de automatización parece evidente. Sin embargo, conectar esos pasos no alcanza para entender el proceso completo.

Lo difícil suele aparecer cuando el archivo está incompleto, llega dos veces o necesita una aprobación diferente. Diseñar esas situaciones desde el principio permite que el equipo sepa cuándo intervenir y con qué información.

Empezar con un recorrido concreto

Tomemos como ejemplo ilustrativo la recepción de comprobantes de proveedores. No describe una implementación de un cliente ni reemplaza la revisión contable: sirve para ordenar las preguntas de diseño.

El recorrido podría tener cinco estados: recibido, pendiente de información, en revisión, aprobado y registrado. Cada estado necesita una persona o una regla responsable del próximo paso. La aprobación del comprobante y la ejecución de un pago deben tratarse como decisiones distintas.

Definir la entrada antes de conectar sistemas

Acordá por dónde llega la solicitud y qué datos necesita para avanzar. También cómo se identifica, dónde queda el archivo original y qué información se puede modificar después.

Si una herramienta interpreta un documento, conviene conservar una forma de contrastar el dato extraído con el original. Una fecha o un importe que parecen razonables pueden seguir siendo incorrectos. El criterio para pedir revisión tiene que formar parte del flujo.

Dar un destino a cada excepción

Antes de implementar, recorré estas situaciones con quienes hacen el trabajo:

• Falta información: la solicitud queda pendiente y se indica qué dato hace falta.
• El comprobante ya existe: se muestra el registro previo antes de crear otro.
• La aprobación no llega: se acuerda a quién avisar y cuándo escalar la demora.
• El sistema de destino no responde: se conserva el estado y se define cómo reintentar sin duplicar la operación.
• Una persona corrige un dato: queda visible qué cambió y quién debe revisar el siguiente paso.

Resolverlas no exige que todo sea automático. Puede ser preferible una cola de revisión clara a una decisión difícil de corregir.

Separar automatización y autorización

Enviar un recordatorio, preparar un registro y autorizar una operación tienen consecuencias diferentes. Los permisos deben acompañar esas diferencias. Un flujo puede reunir la información y proponer el próximo paso mientras una persona conserva la decisión de aprobarlo.

La pregunta útil es qué necesita hacer cada componente para cumplir su función. Dar acceso a todo por comodidad complica la revisión del proceso y de sus errores.

Probar con situaciones de trabajo

Antes de ampliar el alcance, probá un conjunto acotado de solicitudes: una completa, una repetida, una incompleta y una que deba rechazarse. Incluí una interrupción del sistema de destino y una corrección manual.

Revisá si el equipo puede entender el estado de cada solicitud sin reconstruir su historia por correo. Esa capacidad de seguimiento es una parte del resultado, junto con el trabajo repetido que se haya logrado evitar.

Para empezar, alcanza con elegir un flujo, identificar a su responsable y reunir ejemplos anonimizados de las situaciones habituales y de las excepciones. Con ese material se puede discutir una primera entrega útil.